Windykacja – czym jest i jak działa?

Windykacja – co to jest? Wiele osób zaczyna zadawać sobie to pytanie, dopiero w momencie, kiedy dotknie ich windykacja bezpośrednio. Czyli albo wtedy, gdy otrzymają wezwanie do zapłaty długu, albo w sytuacji, gdy kontrahent nie spłaci faktury i pojawia się gorączkowe pytanie: co teraz? W pierwszej sytuacji ktoś zostaje poddany windykacji długów, w drugiej – firma musi zdecydować się na przeprowadzenie windykacji należności, by odzyskać środki. Co należy wiedzieć o windykacji długu?

Windykacja – co to takiego?

              Zacznijmy od podstaw: windykacja, co to takiego? Najprościej mówiąc, to proces odzyskiwania własności za pomocą zdefiniowanych w przepisach prawa środków. Poprzez zbiór czynności prawnych oraz procesowych wierzyciel – zatem osoba mająca prawo do danego świadczenia pieniężnego lub niepieniężnego – dochodzi należnych kwot lub przedmiotów od dłużnika.

Windykacja to proces legalny, o ile w czasie podejmowanych działań odzyskiwana długu nie dochodzi do łamania  prawa. Windykacja ma na celu zmotywowanie dłużnika do spłacenia zobowiązania. Proces windykacji rozpoczyna się w momencie, gdy dłużnik nie spłacił na czas zobowiązania, a np. nie można nawiązać z nim kontaktu.

Wyróżnia się kilka rodzajów windykacji, m.in. ze względu na stosowane środki i narzędzia mówi się o:

• windykacji miękkiej
• windykacji twardej

Jeśli chodzi o kraj pochodzenia dłużnika, od którego windykuje się należności, występuje:

• windykacja krajowa
• windykacja zagraniczna.

Firma windykacyjna: co to jest?

              Gdy już wiadomo, czym jest windykacja, to nie powinno być problemu z odpowiedzią na pytanie: firma windykacyjna – co to jest? Firma windykacyjna to przedsiębiorstwo o specjalistycznym profilu zajmujące się windykacją długów w imieniu i na zlecenie klientów lub we własnym interesie, jeśli przejmie w ramach cesji wierzytelności długi osób trzecich. Działające w Polsce w branży windykacji firmy nie muszą mieć żadnej licencji. Nie ma także norm prawnych regulujących ich funkcjonowanie w sposób szczegółowy.

Na rynku jest sporo firm operujących w branży windykacji, a do tak wymagającego pod kątem logistyki, znajomości prawa, umiejętności kontaktów z dłużnikami procesu, jakim jest windykacja, warto wybrać windykatora z doświadczeniem i o nieposzlakowanej opinii. Spójrzmy na przykład na firmę KRUK SA – windykacja to jej główny profil działalności. Lata doświadczenia i setki tysięcy przypadków pozwoliły firmie wypracować własny, wysoce skuteczny model procesu zarządzania wierzytelnościami oparty o podejście pro-klienckie. Dlatego w kwestii windykacji, KRUK opinie ma bardzo dobre – wystarczy sprawdzić referencje od klientów na stronie internetowej.

Ramy prawne windykacji w Polsce

              Podstawą prawną działania firm windykacyjnych jest zasada swobody działalności gospodarczej, która jest zagwarantowana w Konstytucji, a także wynika z Ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej. Z kolei Kodeks cywilny zawiera definicję dłużnika, z której wynika, że wierzyciel ma prawo użyć zgodnych z prawem środków, celem odzyskania swojej należności – patrz art. 354. § 1: „Dłużnik powinien wykonać zobowiązanie zgodnie z jego treścią i w sposób odpowiadający jego celowi społeczno-gospodarczemu oraz zasadom współżycia społecznego, a jeżeli istnieją w tym zakresie ustalone zwyczaje – także w sposób odpowiadający tym zwyczajom.”

Windykacja: etapy odzyskiwania długów od firm i osób fizycznych

              Jak przebiega windykacja długów od osób prywatnych czy firm? Identycznie – windykacja faktur czy rachunków ma takie same etapy, a różny będzie jedynie sposób ewentualnej windykacji komorniczej, zależnie od tego, czy dany podmiot dysponuje wynagrodzeniem, majątkiem etc.

Monitoring i prewencja

              Zanim dojdzie do windykacji, istotną rolę odgrywają działania prewencyjne i monitoring należności. Jeśli są dobrze prowadzone, to wcale nie ma potrzeby rozpoczynania windykacji, bo wszystkie należności spływają na czas.

• Prewencja to zestaw narzędzi zapobiegający powstaniu zadłużenia. Mogą to być np. smsy przypominające o terminie płatności, telefony z przypomnieniem czy maile zawierające numer konta, termin zapłaty i kwotę.
• Monitoring należności to bardziej kompleksowa usługa obejmująca zastaw narzędzi i procesów w firmie, który ma za zadanie na bieżąco kontrolować spłatę należności i wykrywać wszelkie opóźnienia od razu. W ramach monitoringu także stosuje się „przypominajki” dla klientów o opłaceniu faktury. Monitoringiem należności zajmują się także firmy windykacyjne.

Postępowanie polubowne

              Polubowne postępowanie to inaczej windykacja miękka. Są to  kontakty między wierzycielem a dłużnikiem mające na celu zmotywowanie go do zapłaty lub ustalenie ugody z nowym planem spłaty. Jeśli klient zleci windykację firmie, to ona w jego imieniu kontaktuje się z dłużnikiem. Kontakty obejmują rozmowy telefoniczne, wiadomości tekstowe, e-maile etc. W czasie windykacji polubownej stosuje się też wysyłanie pism z wezwaniem do zapłaty.

Celem windykacji miękkiej jest:

• Szybkie odzyskanie należności
• Brak konieczności przechodzenia do długotrwałego i kosztownego procesu sądowego
• Sprawdzenie sytuacji finansowej dłużnika celem upewnienia się, czy jest szansa na spłatę należności
• Uaktualnianie telefonu, adresu itd. dłużnika, jeśli doszło do zmian w tym zakresie i z tej przyczyny dłużnik nie otrzymał wezwania do zapłaty.

Postępowanie sądowe

              Postępowanie sądowe to już etap windykacji twardej. Jeśli polubowne próby odzyskania należności nie przynoszą skutku, to niestety trzeba skorzystać z pomocy sądu. Postępowanie sądowe jest konieczne w sytuacji, gdy dłużnik w ogóle nie jest uchwytny. Jeśli nie da się z nim skontaktować to wierzycielowi zostaje tylko założenie sprawy sądowej. Co więcej, udowodnienie przed sądem, że podejmowano próby kontaktu, które jednak się nie powiodły, może przyspieszyć przychylny wyrok w sprawie.

Przed sądem sprawy o odzyskanie długu prowadzone są w dwóch trybach: jawnie z udziałem dłużnika i wierzyciela, według przepisów ogólnych albo według przepisów odrębnych o postępowaniu. Do tego drugiego trybu należą postępowania upominawcze, także te w trybie elektronicznym, lub nakazowe. W tych trybach posiedzenia są niejawne, bez rozprawy i udziału stron. Po wydaniu nakazu dłużnik ma dwa tygodnie na złożenie sprzeciwu w postępowaniu upominawczym albo zarzutów w postępowaniu nakazowym. Jeśli zrobi to skutecznie, to będzie konieczne wyznaczenie rozprawy w trybie zwykłym, zatem dojdzie do postępowania według przepisów ogólnych. Po postępowaniu sądowym rozpoczyna się postępowanie klauzulowe, którego celem jest uzyskanie klauzuli wykonalności.

Postępowanie egzekucyjne

              Po uzyskaniu nakazu zapłaty z sądu i zaopatrzeniu go w klauzulę wykonalności sprawa trafia do komornika. Rozpoczyna się proces szukania źródeł finansowania lub majątku, by odzyskać dług. Komornik może dokonać zajęcia środków na rachunkach bankowych, zajęcia wynagrodzenia na poczet spłaty długu lub zajęcia ruchomości albo nieruchomości stanowiących część majątku dłużnika. W tej ostatniej sytuacji rzeczoznawca oszacuje wartość części majątku i dojdzie do licytacji. Skąd jeszcze dłużnik może wziąć pieniądze na spłatę? Niektóre instytucje oferują kredyty dla zadłużonych z windykacją, ale to łatwa droga do popadnięcia w spiralę zadłużenia.

Windykacja po bezskutecznej egzekucji

              Jeśli komornik, pomimo podjętych działań, nie jest w stanie wyegzekwować należności, to dochodzi do umorzenia egzekucji. Nie oznacza to jednak, że dług został umorzony – prawo umorzenia długu ma jedynie wierzyciel, nie zaś komornik. Po bezskutecznej windykacji można ponownie próbować samodzielnie lub przez prawników skontaktować się z dłużnikiem i zaproponować redukcję zadłużenia, aby spróbować odzyskać chociażby część kwoty. Inną opcją jest próba sprzedaży wierzytelności.

              Skuteczna windykacja należności wymaga konsekwencji w działaniu, szybkości podejmowania kroków – im dalej od terminu zapłaty, tym mniejsze szanse na odzyskanie długu – oraz znajomości przepisów prawa. Dlatego w przypadku firm mających duże pakiety należności od wielu klientów, odzyskiwanie długów  najlepiej zlecić profesjonalnej firmie windykacyjnej.