Niezapłacona faktura - jakie mogą być konsekwencje

Należności finansowe warto regulować w terminie. To stwierdzenie wydaje się więcej niż oczywiste i dotyczy zarówno płatności pomiędzy konsumentem a firmą czy instytucją, ale też pomiędzy różnymi firmami lub instytucjami. Jakie konsekwencje niesie ze sobą niezapłacona faktura? Co może zrobić wierzyciel, aby otrzymać należne środki? Jak zmotywować do zapłaty nierzetelnego płatnika?

Dlaczego warto terminowo opłacać faktury

Dlaczego warto opłacać faktury w terminie? Przede wszystkim dla dobra ogólnie pojętego biznesu. Okazuje się, że to, jak firma podchodzi do regulowania należności względem partnerów biznesowych, ma realny wpływ na ich płynność finansową i samo ich działanie. Głównie małe firmy są narażone na negatywne skutki opóźnionych płatności za usługi.

Opłacanie faktur w terminie pomaga innym firmom zachować płynność finansową. Rzetelność w płaceniu za świadczone usługi to także wizytówka przedsiębiorstwa. Firma, która w wyznaczonym czasie reguluje swoje należności, postrzegana jest jako pewna i wiarygodna. Zyskuje zaufanie kontrahentów. A to ważna waluta w biznesowym świecie.

Niezapłacona faktura - jakie mogą być konsekwencje

Zdarza się, że klienci opłacają faktury po terminie lub wcale. Taki stan rzeczy może wynikać z chaotycznego zarządzania sprawami wewnętrznymi w danej firmie. Niestety może być też celowym działaniem. Może się też zdarzyć, że zleceniodawca sam popadł w problemy finansowe. W obrocie gospodarczym mamy system naczyń połączonych – każda nieterminowa płatność może mieć duży wpływ na płynność finansową innych podmiotów.

Zleceniobiorcy, którzy nie otrzymali zapłaty za produkt czy usługę, nie pozostają bezbronni. Mogą korzystać z narzędzi, które daje im prawo. Mają do dyspozycji polubowne metody przypominania o należnej płatności. Jeśli te nie przynoszą skutków, wierzyciele mogą sięgać po metody, które są bardziej odczuwalne przez zalegających z zapłatą. Jedną z nich jest wpis na listę dłużników w jednym z BIG-ów działających w Polsce. Na tym jednak nie koniec.

Niezapłacona faktura. Dłużnik nie płaci. Co dalej?

Najlepiej zacząć od polubownych metod. Przyjmijmy, że termin płatności dopiero minął (nie warto zwlekać, tym bardziej, że niezapłacona faktura w pewnym momencie może ulec przedawnieniu). W takim momencie dobrze jest zacząć od wysyłania monitów przypominających o zaległej płatności. Można to zrobić SMSem lub drogą mailową. Tego typu działania przynoszą często efekty zwłaszcza, kiedy przedsiębiorca lub klient z różnych powodów zapominał o zapłacie faktury.

Istnieją jednak scenariusze, w których zalegający z zapłatą nie reaguje na monity. Co wtedy? Wierzyciel może wystosować tzw. wezwanie do zapłaty. Może również zaopatrzyć takie wezwanie w ostrzeżenie o możliwości wpisania dłużnika na listę któregoś z biur informacji gospodarczej. Istnieje także Rejestr Dłużników Niewypłacalnych. Prowadzi go Krajowy Rejestr Sądowy. Również tam mogą pojawić się negatywne wzmianki na temat przedsiębiorcy, który nie wywiązuje się z płatności.

Jakie konsekwencje niesie wpis do rejestru dłużników? Przede wszystkim taka firma może utracić renomę i zaufanie obecnych i przyszłych klientów czy kontrahentów. Trzeba pamiętać, że inni przedsiębiorcy przed nawiązaniem współpracy mogą sprawdzić wybraną spółkę w każdym biurze informacji gospodarczej. Jeśli znajdą tam negatywne wpisy, bardzo prawdopodobne jest, że nie nawiążą z nią współpracy.

Przedsiębiorca, który ma negatywny wpis w rejestrze dłużników może mieć problemy z otrzymaniem kredytu bądź pożyczki. Może też mieć trudności z wzięciem np. samochodu firmowego w leasing czy utrudniony dostęp do abonamentowych usług chociażby u operatorów telefonii komórkowej czy Internetu. A to może mieć też wpływ na istotne utrudnienia w działaniu firmy.

Niezapłacona faktura za usługę. Czy da się temu zapobiec?

Czy istnieje sposób na to, aby nie zapomnieć o terminowym opłaceniu faktur? Wydaje się, że przeterminowane opłacanie należności jest wpisane w ryzyko biznesowe, jednak możemy dążyć do jego zminimalizowania. Przed nawiązaniem współpracy z daną firmą wartą sprawdzić wzmianki na jej temat w dostępnych rejestrach dłużników. Do dyspozycji mamy rejestry prowadzone przez BIG-i, informacje z KRS, CEiDG, warto też zaglądać na tzw. giełdy długów. Dobrą metodą weryfikacji kontrahenta może być także zapoznanie się z krążącymi w Internecie opiniami na jego temat. Wartościowymi wskazówkami mogą służyć również zaprzyjaźnieni i sprawdzeni partnerzy biznesowi.