Jak napisać przypomnienie o płatności

Czym jest przypomnienie o płatności i kiedy je napisać? Od czego zacząć i jakie elementy powinno zawierać? O czym jeszcze trzeba wiedzieć i co w sytuacji, gdy nasze pisma nie przynoszą spodziewanych efektów?

Po co wysyła się przypomnienia o płatności

Nieuregulowane w terminie płatności to problem, który dotyczy zarówno osób fizycznych, jak i przedsiębiorców. Brak zwrotu pożyczonych środków lub brak płatności za wykonaną pracę może przyczynić się do obniżenia komfortu naszego życia czy do powstania zatorów płatniczych, jeśli dane środki mieliśmy zamiar przeznaczyć np. na bieżące rachunki. W przypadku firm - zwłaszcza tych mniejszych - może zaważyć na ich płynności. W interesie wierzycieli jest zatem wiedzieć, jak upomnieć się o swoje należności.

Z przypomnieniem o płatności nie trzeba czekać, aż termin uregulowania należności minie. Już w momencie, gdy zbliża się określona w umowie data, możemy wysłać przypomnienie o zbliżającym się terminie zapłaty. Gdy jednak termin zostanie przekroczony, nie ma przeciwwskazań, aby poinformować dłużnika o tym fakcie. Można to zrobić w grzeczny sposób, nie nadwyrężając dobrych relacji. Jeśli mimo zawiadomienia dłużnika o zaległej zapłacie, nie otrzymaliśmy należnych środków, dobrze jest nawiązać kontakt z daną osobą i spytać o przyczynę takiego stanu rzeczy. Zawiadomienie o płatności możemy co jakiś czas ponawiać.

Jak przygotować dobre i uprzejme przypomnienie o płatności

Osoby, które stają w obliczu wyzwania, jakim jest przygotowanie przypomnienia o płatności, mogą czuć pewien psychiczny dyskomfort. Dzieje się tak z uwagi na chęć zachowania dobrych stosunków między zleceniodawcą a zleceniobiorcą. Pamiętajmy jednak, że środki za wykonaną pracę nam się należą, a terminowa płatność wynika z umowy. Jeśli podejdziemy do tego tematu profesjonalnie i wystosujemy uprzejme i grzeczne przypomnienie o płatności, nasze relacje nie muszą wcale ulec pogorszeniu.

Zacznijmy od tego, że chcemy przypomnieć dłużnikowi o konieczności zapłaty. Dlatego już na wstępie zrezygnujmy ze zbyt formalnego i ostrzegawczego tonu. Nie powinniśmy straszyć konsekwencjami, jakie czekają naszego kontrahenta. Pamiętajmy, że nasz wspólnik mógł po prostu przeoczyć fakturę czy termin płatności, a takie przypomnienie okaże się dla niego bardzo pomocne. Na tym etapie sprawdzamy, czy druga strona umowy w ogóle pamięta o płatności.

Grzeczne przypomnienie o płatności - możemy skorzystać z dostępnych wzorów

Postawmy przede wszystkim na grzeczność i przyjazny ton. Dostępne w Internecie wzory przypomnienia o płatności stanowią doskonały przykład tego, że wiadomość do kontrahenta wcale nie musi być długa. W rzeczywistości wystarczy krótkie przywitanie oraz informacja, że w danym terminie - tu podajemy konkretną datę - upłynie bądź upłynął termin płatności faktury (tu podajemy jej numer) bądź innej należności z tytułu określonej umowy.

Następnie umieszczamy sumę, którą powinniśmy otrzymać. Przypomnienie o płatności kończymy formułą grzecznościową. Pod wszystkim podpisujemy się swoim imieniem i nazwiskiem, chyba, że występujemy w imieniu firmy, wówczas możemy wskazać np. dział księgowości firmy XYZ. Jeśli termin płatności zdążył już upłynąć, możemy dodać prośbę o pilne jej uregulowanie.

To warto wiedzieć

Jak dostarczyć dłużnikowi przypomnienie o zapłacie? Tutaj decyzja należy do nas samych. Zależy nam przede wszystkim na tym, aby nasz kontrahent taką informację w ogóle otrzymał i miał okazję się z nią zapoznać. Wybierzmy więc ten środek komunikacji, dzięki któremu skutecznie dotrzemy do danej osoby. Możemy wykorzystać pocztę elektroniczną, wysłać SMS czy nadać list drogą pocztową. Możemy również wykonać do tej osoby telefon w godzinach jej pracy.

Co w sytuacji, gdy przypomnienia nie przynoszą pożądanych efektów? Wówczas powinniśmy poinformować dłużnika o kolejnych krokach, które zamierzamy podjąć. Jeśli zaległość przekracza 200 zł (lub 500 zł dla przedsiębiorców), od terminu płatności minęło już 30 dni, to możemy wysłać informację o zamiarze wpisania zaległości do rejestru osób zadłużonych (BIG). Możemy też postanowić o przekazaniu sprawy firmie windykacyjnej. W takich sytuacjach możemy również wystawić notę księgową. Pisma informujące o konsekwencjach i dalszych krokach powinny zawierać dane o wysokości zadłużenia oraz o tym, z jakiego tytułu pochodzą. Pamiętajmy przy tym, że nie powinniśmy zasypywać dłużnika tego typu pismami. Jeśli zależy nam na tym, aby odzyskiwanie należności przebiegało zgodnie z prawem, warto powierzyć takie zadanie doświadczonej firmie windykacyjnej.