Jak długo przechowywać dokumenty

Do gromadzenia dokumentacji powiązanej z naszymi finansami powinno nas zobowiązywać nie tylko prawo, lecz także chęć posiadania stałej kontroli nad własnymi sprawami. To nie jedyny argument przemawiający za zorganizowaniem małego archiwum w swoim domu bądź biurze. Dlaczego zatem powinniśmy przechowywać dokumenty i jak długo to robić?

Dlaczego powinniśmy przechowywać dokumenty

Czy istnieje coś takiego, jak obowiązek przechowywania dokumentów? Wiele zależy od tego, z jakim rodzajem dokumentacji mamy do czynienia. Dużą część np. potwierdzeń zakupów warto trzymać dla własnego dobra. Stanowią one dowód sprzedaży danego produktu i ułatwiają reklamację. Wprawdzie znane sieci sklepów wprowadzając aplikacje lojalnościowe, często zwalniają nas z obowiązku przechowywania paragonów, jednak nawyk gromadzenia dowodów - zwłaszcza bardziej kosztownych zakupów - warto w sobie wyrobić.

Pamiętajmy jednak, że w przypadku pewnych dokumentów, istnieje obowiązek przechowywania przez ustalony odgórnie okres. Przeważnie jest to dokumentacja o charakterze podatkowym. Obowiązek dotyczy zarówno przedsiębiorców, jak i osób fizycznych. Dobrym pomysłem okaże się więc utworzenie domowego bądź biurowego archiwum. Dzięki niemu odnajdziemy niezbędną dokumentację, np. w sytuacji kontroli skarbowej.

Od czego zależy długość okresu przechowywania dokumentów

Zacznijmy od tego, że na przedsiębiorcach ciąży nie tylko obowiązek przechowywania dokumentacji przez odpowiedni okres. Muszą także zachować dokumenty w odpowiedniej formie. Oznacza to, że część dokumentów musi istnieć w formie papierowej. Nie wszystkie mogą być przechowywane w formie elektronicznej.

W zdecydowanej większości przypadków okres przechowywania dokumentów wynosi 5 lat. Takiemu zakresowi podlegają przede wszystkim dokumenty rachunkowe, jak choćby księgi oraz pozostałe dowody rachunkowe, a także faktury, rachunki czy dokumentacja inwentaryzacyjna. Również dokumenty rozliczeniowe czy te dla ZUSu, powinniśmy przechowywać przez okres 5 lat. Ponadto przedsiębiorcy zobowiązani są do przechowywania dokumentacji pracowniczej przez… 50 lat. Czas ten liczy się od momentu rozwiązania stosunku pracy.

Jak długo przechowywać dokumenty z działalności gospodarczej

Jak już zostało wspomniane, przedsiębiorcy zobowiązani są do gromadzenia dokumentacji rachunkowej. Okres przechowywania dokumentów tego typu wynosi 5 lat. Od którego momentu należy liczyć upływ tego okresu? Otóż jego bieg zaczyna się w momencie zakończenia roku podatkowego, w którym upływa termin płatności podatku.

A co z dokumentacją ZUS? Zarówno ta zgłoszeniowa, jak i rozliczeniowa objęta jest również pięcioletnim okresem, w którym przedsiębiorca ma obowiązek zachowania stosownych dokumentów. Jeśli firma zatrudnia pracowników, wszelkie dokumenty związane z zatrudnionymi osobami powinny być przechowywane przez 50 lat od zakończenia pracy przez daną osobę w wybranym przedsiębiorstwie.

Dlaczego przedsiębiorcy powinni przechowywać posiadane dokumenty? Ponieważ wymaga tego prawo. Ale to nie jedyny argument za archiwizowaniem rachunków oraz rozliczeń firmowych. Dokumentację podatkową warto mieć pod ręką także na wypadek kontroli skarbowej. Jeszcze jednym argumentem za archiwizacją rachunków jest możliwość pojawienia się różnego rodzaju roszczeń. Jeśli kontrahenci nie wywiązują się z płatności, bądź też sami zgłaszają roszczenia, wówczas posiadanie dokumentów potwierdzających istnienie roszczenia bądź jego zapłatę, może uratować firmę przed problemami. Tego typu dokumenty najlepiej przechowywać aż do momentu ich przedawnienia.

Jak długo przechowywać rachunki domowe oraz inne dokumenty

Osoby fizyczne powinny zwracać szczególna uwagę na dokumenty podatkowe. Powinny także gromadzić umowy oraz świadectwa pracy i związane z nimi zaświadczenia. Wymagany czas przechowywania tego typu dokumentów to 5 lat. Liczy się go od zakończenia kalendarzowego roku, w którym byliśmy zobowiązani do uiszczenia podatku.

Warto zadbać o zorganizowanie domowego archiwum na wszelką dokumentację związaną z finansami. Możemy tu gromadzić nie tylko dokumenty podatkowe czy ubezpieczeniowe, ale również potwierdzenia wpłat oraz wypłat w bankomatach, paragony oraz inne potwierdzenia zakupów. Także umowy zawierane z usługodawcami powinny znaleźć się w jednym miejscu i być łatwo dostępne. Dzięki temu zyskamy stały i łatwy wgląd do dokumentów, które mogą mieć znaczenie dla naszych finansów.