Nota obciążeniowa: co to jest i ile wynoszą odsetki z noty windykacyjnej?

Nota obciążeniowa to dokument, który powinien być znany polskim przedsiębiorcom tak samo jak faktury - ale nie jest. Tymczasem rekompensaty za opóźnienie w płatnościach można się domagać zawsze, gdy dłużnik spóźnia się z uregulowaniem faktury (dotyczy to tylko stosunków B2B). Sprawdź, ile rekompensaty możesz uzyskać od każdej faktury.

Co to jest nota obciążeniowa?

To dowód księgowy, używany wtedy, gdy chcesz obciążyć inna osobę kosztami niepodlegającymi opodatkowaniu VAT. Nota obciążeniowa może być wystawiona:

W ramach kary umownej za nieterminową płatność.
W celu korekty pomyłek, jeśli takie wystąpiły we wcześniej wystawionych dokumentach księgowych.
Aby przenieść na nabywcę koszty niepodlegające podatkowi VAT.
W ramach dokumentacji roszczenia, które jest związane z wypłatą odszkodowania przez towarzystwo ubezpieczeniowe.

Nie ma jednego właściwego wzoru takiego dokumentu - zasad jego sporządzania nie określono w żadnym przepisie prawnym. Zatem nota powinna spełniać warunki określone dla dowodów księgowych, określone w art. 21 ustawy o rachunkowości. Musi zawierać m.in. określenie stron, opis operacji i jej wartość, stwierdzenie sprawdzenia i kwalifikacji dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych oraz określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego (np. „nota księgowa nr …”). Można ją wystawić przez internet.

Ile wynosi wysokość noty obciążeniowej?

Zgodnie z ustawą z dnia 08 marca 2013 roku o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych (Dz. U. 2020 poz. 935; dawniej „ustawa o terminach zapłaty w transakcjach handlowych) wysokość noty obciążeniowej może być następująca:

40 euro – przy roszczeniu nie przekraczającym 5 000 złotych,
70 euro – przy roszczeniu wyższym od 5 000 złotych, ale niższym niż 50 000 złotych,
100 euro – przy roszczeniu równym lub wyższym od 50 000 złotych.

Wartość rekompensaty w euro przeliczana jest na polską walutę według średniego kursu euro ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym świadczenie pieniężne stało się wymagalne.

Kiedy możesz uzyskać 40 euro za opóźnienie od dłużnika?

40 (lub więcej) euro można uzyskać od każdej faktury, która nie została opłacona w określonym terminie. Termin zapłaty powinien zostać określony w umowie lub wezwaniu do zapłaty (jeśli wystawiasz takie wezwanie). Nieopłacone faktury są podstawą do ubiegania się o spłatę należności. W takiej sytuacji wierzyciel automatycznie zyskuje prawo do zryczałtowanej rekompensaty. Ma to pokryć koszty odzyskania długu.

Nie trzeba kierować sprawy do sądu, aby móc wystawić notę obciążeniową. Natomiast przygotowanie takiego dokumentu może być dodatkowym dowodem w sądzie, gdy będziesz ubiegać się o uzyskanie tytuły wykonawczego z klauzulą wykonalności (do rozpoczęcia egzekucji komorniczej). Nie opłaca się wystawiać noty, jeśli postępowanie już trwa. Wtedy kwota rekompensaty 40 euro zostanie doliczona do wartości należności, a więc wysokość opłat sądowych się zwiększy.

Nota obciążeniowa - kiedy te środki stanowią przychód w KPiR?

Nota obciążeniowa jako kara umowna nie jest świadczeniem wzajemnym. Nie jest więc opodatkowana podatkiem od towarów i usług. Kiedy więc stanowi przychód w KPiR?

Nie można zaliczać do kosztów uzyskania przychodów kar umownych i odszkodowań z tytułu:

zwłoki w dostarczeniu towaru wolnego od wad,
wad dostarczonych towarów, wykonywanych robót i usług,
zwłoki w usunięciu wad towarów albo wykonywanych robót i usług (art. 23 ust. 1 pkt 19 updof).

Pamiętaj, że przychód powstaje dopiero w momencie otrzymania 40 euro, a nie wystawienia noty (liczy się data wpłynięcia środków). Uwzględnia się go w kolumnie 8 - pozostałe przychody w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.