Czy i jak można sprawdzić, czy kontrahent jest wypłacalny?

Dochowanie należytej staranności w transakcjach handlowych, zakłada weryfikację kontrahenta. Dowiedz się, gdzie sprawdzić wypłacalność firmy bez zlecania dogłębnego wywiadu gospodarczego. Podstawowe informacje uzyskasz za darmo, ale w przypadku baz dłużników nie obejdzie się bez opłat. W jakich sytuacjach warto je uiścić?

Gdzie sprawdzić wypłacalność firmy?

Dochowanie należytej staranności w transakcjach handlowych to jedno z wymagań, które stawiają przed przedsiębiorcami urzędnicy skarbowi. Weryfikacja kontrahentów leży jednak w interesie każdej firmy niezależnie od wymogów fiskusa. Dotyczy to szczególnie nowych partnerów biznesowych, których rzetelności nie było okazji sprawdzić w praktyce.

Jednym z kluczowych czynników jest wypłacalność. Gdzie sprawdzić, czy przyszły partner biznesowy jest rzetelny pod względem płatności? Weryfikacja kontrahenta możliwa jest następującymi kanałami:

• tzw. rejestry dłużników,
• biała lista podatników VAT,
• urząd skarbowy,
• KRS, CEIDG oraz REGON.

Czemu warto zebrać informacje z jak największej liczby miejsc, gdzie sprawdza się kontrahentów? W poszczególnych rejestrach umieszczane są różne informacje. Do baz urzędowych nie trafią noty na temat opóźnień w płatnościach pomiędzy partnerami biznesowymi. Tak samo w tzw. rejestrach dłużników próżno szukać wierzytelności publiczno-prawnych, wynikających na przykład z uporczywego niepłacenia podatków.

Wypłacalność firmy wskażą rejestry dłużników

Podstawowym źródłem wiedzy o zaległościach finansowych są rejestry dłużników. Wszyscy dłużnicy zyskujący taki status na podstawie orzeczenia sądu, wpisywani są z urzędu do Rejestru Dłużników Niewypłacalnych. Jego przeszukiwanie jest bezpłatne, ale wymaga uzyskania numeru RDN, czyli identyfikatora dłużnika. Otrzymuje się go w odpowiedzi na wniosek o wydanie zaświadczenia, czy dany podmiot trafił do rejestru. Należy złożyć go w Centralnej Informacji KRS, co wymaga wniesienia opłaty w wysokości 15 zł.

Oprócz państwowego Rejestru Dłużników Niewypłacalnych funkcjonują także komercyjne rejestry. To bazy dłużników prowadzone przez instytucje działające na mocy Ustawy z dnia 9 kwietnia 2010 r. o udostępnianiu informacji gospodarczych i wymianie danych gospodarczych. Niestety, o ile konsumenci mają prawo do pobrania raz na 6 miesięcy bezpłatnego raportu na temat samych siebie, sprawdzenie przedsiębiorcy wymaga uiszczenia opłaty. Jakie są koszty raportów dłużników w poszczególnych bazach? 

• ERIF Biuro Informacji Gospodarczej — 49,99 zł za pojedynczy raport o przedsiębiorcy.
• BIG InfoMonitor — 29 zł za pojedynczy raport o przedsiębiorcy.
• KRD BIG SA — 49,99 zł za pojedynczy raport o przedsiębiorcy.
• KBIG SA — 290 zł za miesięczny pakiet 10 raportów.
• Krajowa Informacja Długów Telekomunikacyjnych — 30 zł za pojedynczy raport.

Biała lista podatników VAT — istotna weryfikacja kontrahenta

Weryfikowanie kontrahentów na białej liście płatników VAT jest obowiązkiem w przypadku transakcji powyżej 15 tysięcy złotych i bycia płatnikiem VAT samemu. Nadanie przelewu na rachunek konta, który nie widnieje w wykazie przy danej firmie, eliminuje możliwość uwzględnienia wydatku w kosztach uzyskania przychodu. Co więcej, jeśli sprzedawca nie zapłaci podatku VAT od transakcji, solidarnie odpowie za to również zadłużony.

Wyszukiwarka podatników VAT znajdujących się na białej liście, umieszczona została na stronie Ministerstwa Finansów . Informacje tam zawarte pozwalają sprawdzić, czy kontrahent nie zalega z podatkami od towarów i usług. Ponadto można zweryfikować nieprawidłowości sięgające 5 lat wstecz.

Co o wypłacalności kontrahenta powie urząd skarbowy?

Kolejna metoda weryfikacji kontrahenta dotyczy wyłącznie dotychczasowych partnerów biznesowych. Urząd skarbowy dostarcza informacji, dotyczących wyłącznie drugiej strony transakcji, w której uczestniczył wnioskodawca. W celu ich uzyskania należy za pośrednictwem strony internetowej biznes.gov.pl złożyć wniosek  o zaświadczenie, potwierdzające status podatnika VAT.

Przy składaniu wniosku wymagana jest opłata skarbowa w wysokości 21 zł, a termin oczekiwania to maksymalnie 7 dni od daty jego złożenia. W ten sposób uzyskuje się urzędowe potwierdzenie danych widocznych na białej liście podatników VAT. To sposób ograniczenia ryzyka odpowiedzialności solidarnej za zobowiązania podatkowe nierzetelnego kontrahenta.

<h2>Jak sprawdzić firmę w KRS, CEIDG oraz REGON?</h2>

Istotnym elementem weryfikacji kontrahenta jest również zebranie danych dotyczących statusu jego firmy. W państwowych bazach znajdują się informacje o rodzaju działalności czy postępowaniach naprawczych lub upadłościowych. W przypadku chęci nawiązania długoterminowej współpracy z nowym podmiotem, istotne mogą być również kwestie stabilności firmy, regularnego składania sprawozdań finansowych czy wysokości kapitału zakładowego.

Niestety, w zależności od formy prowadzenia działalności gospodarczej, wybrać należy jedną z trzech baz:

• KRS (Krajowy Rejestr Sądowy) — dla spółek prawa handlowego (jawne, partnerskie, komandytowe, komandytowo-akcyjne, z ograniczoną odpowiedzialnością, akcyjne).
• CEIDG  — dla jednoosobowych działalności gospodarczych lub wspólników spółki cywilnej.
• REGON — dla spółek cywilnych w całości, a nie tylko partnerów.

W celu znalezienia potrzebnych danych, wystarczy posiadać tylko NIP, REGON lub adres firmy.