Obowiązek informacyjny – Przetwarzanie danych osobowych w celu transkrypcji rozmów na platformie MS Teams

O jakich danych mówimy?
W ramach transkrypcji rozmów prowadzonych na platformie MS Teams, przetwarzane będą następujące dane osobowe uczestników spotkań: 

1. imię i nazwisko, adres e-mail 
2. treści wypowiedzi
3. temat spotkań i inne metadane (np. załączniki, wiadomości e-mail).

Administrator danych osobowych
Administratorem Twoich danych jest KRUK S.A., z siedzibą we Wrocławiu (53-612), ul. Bolkowska 3.  Do ww. Administratora możesz skierować zapytanie kierując je na adres Dział Kadr i Płac KRUK S.A., ul. Bolkowska 3, 53-612 Wrocław lub na skrzynkę poczty elektronicznej kadry@kruksa.pl.

Dlaczego i na jakiej podstawie przetwarzamy Twoje dane osobowe?
Twoje dane osobowe będą przetwarzane w celu transkrypcji rozmów, co pozwoli na zwiększenie dokładności zapisów spotkań, wsparcie efektywności pracy, poprawę dostępności napisów oraz ułatwienie wyszukiwania informacji w transkrypcjach. Podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na zapewnieniu efektywnej organizacji pracy oraz dostępu do zapisów spotkań. Ocena tego interesu została przeprowadzona w ramach Testu Równowagi (LIA), który wykazał, że przetwarzanie nie narusza praw i wolności osób, których dane dotyczą.

Jak długo przechowujemy Twoje dane osobowe?
Dane w postaci transkrypcji będą przetwarzane od momentu transkrypcji przez okres 10 lat, po czym zostaną automatycznie usunięte.

Komu możemy przekazać Twoje dane osobowe?
Dostęp do transkrypcji mogą mieć organizatorzy spotkań oraz uczestnicy spotkań, a także upoważnieni pracownicy administratora w zakresie niezbędnym do realizacji celu przetwarzania. Dane nie będą przekazywane do państw trzecich ani organizacji międzynarodowych.

Jakie masz prawa w stosunku do Twoich danych oraz jak możesz z nich skorzystać?
Gwarantujemy możliwość realizacji Twoich uprawnień wynikających z RODO. 

Zgodnie z RODO masz prawo do:

1. dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii, 
2. wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania Twoich danych osobowych – w przypadku uzasadnionych podstaw związanych z Twoją szczególną sytuacją,

Możesz także zażądać:

1. sprostowania swoich danych, gdy posiadamy dane nieprawidłowe, np. nieaktualne lub niekompletne.
2. ograniczenia przetwarzania swoich danych osobowych w przypadkach określonych w RODO, tj. oznaczenie przechowywanych danych osobowych w celu ograniczenia ich przyszłego przetwarzania.
3. usunięcia Twoich danych osobowych („prawo do bycia zapomnianym”), w sytuacji, gdy: dane nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane lub w inny sposób przetwarzane; dane będą przetwarzane niezgodnie z prawem; obowiązek usunięcia danych wynika z przepisów prawa; wniesiesz sprzeciw wobec przetwarzania Twoich danych; cofniesz swoją zgodę na przetwarzanie danych.

Co oznacza prawo do wniesienia sprzeciwu? 
Ponieważ dane przetwarzane są na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora, przysługuje Ci prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania Twoich danych osobowych. W takim przypadku administrator oceni, czy istnieją nadrzędne, uzasadnione podstawy do dalszego przetwarzania.

Jeśli chcesz skorzystać z powyższych uprawnień możesz: zgłosić nam swoje żądanie za pośrednictwem: 

1. poczty elektronicznej na adres kadry@kruksa.pl
2. poczty tradycyjnej na adres: Dział Kadr i Płac, KRUK S.A., ul. Bolkowska 3, 53-612 Wrocław

Jeśli uznasz, że przetwarzanie Twoich danych narusza przepisy RODO, masz również prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.