Klauzula informacyjna dla kontrahentów – osób fizycznych oraz reprezentantów, beneficjentów rzeczywistych, pełnomocników, pracowników, współpracowników i podwykonawców kontrahentów

Zgodnie z art. 13 i 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej „RODO”), informujemy, że:

O jakich danych mówimy?

W przypadku kontrahentów – osób fizycznych, którzy są stronami umów zawartych z Administratorem przetwarzamy dane osobowe w zakresie: imię i nazwisko, adres siedziby prowadzonej działalności gospodarczej / miejsce zamieszkania, numer telefonu, adres e-mail, numer NIP, PESEL, REGON i inne dane dotyczące prowadzonej działalności gospodarczej.

W przypadku reprezentantów, beneficjentów rzeczywistych, pełnomocników, pracowników, współpracowników lub podwykonawców naszych kontrahentów przetwarzamy dane osobowe w zakresie: imię i nazwisko, numer telefonu, adres e-mail, funkcja / stanowisko służbowe oraz inne dane niezbędne do realizacji ciążących na Administratorze obowiązków prawnych.

Administrator danych osobowych

Administratorem Twoich danych osobowych jest ten podmiot z Grupy KRUK, z którym wiąże Cię stosunek prawny lub faktyczny, polegający w szczególności na: zatrudnieniu u Partnera/Dostawcy, w pełnieniu funkcji w organach Partnera/Dostawcy oraz reprezentowaniu Partnera/Dostawcy. Podmiotem tym może być:

• KRUK S.A., z siedzibą we Wrocławiu (53-612), ul. Bolkowska 3,
• PROKURA Niestandaryzowany Fundusz Wierzytelności Fundusz Inwestycyjny Zamknięty (poprzednio: Prokura NS FIZ) z siedzibą we Wrocławiu (53-612), ul. Bolkowska 3,
• Presco Niestandaryzowany Fundusz Wierzytelności Fundusz Inwestycyjny Zamknięty (poprzednio: P.R.E.S.C.O. Investment I NS FIZ) z siedzibą we Wrocławiu (53-612), ul. Bolkowska 3,
• KRUK Towarzystwo Funduszy Inwestycyjnych S.A. z siedzibą we Wrocławiu (53-612), ul. Bolkowska 3,
• Kancelaria Prawna Raven P. Krupa Spółka komandytowa z siedzibą we Wrocławiu (53-612), ul. Bolkowska 3
• K-NEXT ALTERNATYWNA SPÓŁKA INWESTYCYJNA spółka akcyjna w organizacji z siedzibą we Wrocławiu (53-612), ul. Bolkowska 3,
• KRUK Polska spółka akcyjna w organizacji z siedzibą we Wrocławiu (53-612), ul. Bolkowska 3,
• KRUK Services spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą we Wrocławiu (53-612), ul. Bolkowska 3.

Do każdego z ww. Administratorów możesz skierować zapytanie kierując je na adres wskazany powyżej lub na skrzynkę poczty elektronicznej  info@kruksa.pl, wskazując nazwę podmiotu z Grupy KRUK, w sprawie którego nawiązujesz kontakt.

Inspektor Ochrony Danych

Wyznaczyliśmy Inspektora Ochrony Danych, z którym możesz kontaktować się we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania Twoich danych osobowych i przysługujących Ci w związku z tym prawach. Możesz do niego napisać na adres: Inspektor Ochrony Danych, ul. Bolkowska 3, 53-612 Wrocław lub skontaktować się mailowo: dpo@kruksa.pl wskazując nazwę podmiotu z Grupy KRUK, w sprawie którego nawiązujesz kontakt.

Dlaczego i na jakiej podstawie przetwarzamy Twoje dane osobowe?

Twoje dane osobowe jako stronę umowy oraz osoby wykonującej umowę, reprezentanta, pełnomocnika lub osoby wskazanej do kontaktu  mogą być przez nas przetwarzane:

• w zakresie niezbędnym do zawarcia i  wykonania umowy pomiędzy Administratorem a Tobą jako Partnerem/Dostawcą będącym stroną umowy (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO), w pozostałych przypadkach pomiędzy Administratorem a Tobą jako osobą która reprezentuje Partnera/Dostawcę lub jesteś osobą wskazaną do kontaktu (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO),
• w celu wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Administratorze (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO), czyli w celu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu – jest to obowiązek, który wynika z ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu (AML), w celu realizowania obowiązków nałożonych przez krajowe oraz unijne przepisy sankcyjne – jest to obowiązek, który wynika z przepisów ustawy o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego, oraz  w celu stosowania przyjętych zasady rachunkowości – jest to obowiązek, który wynika z przepisów ustawy o rachunkowości,
• w celu realizacji prawnie uzasadnionych interesów Administratora (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO), czyli: 
  • przygotowywania statystyk i raportów na własne potrzeby oraz w ramach grupy przedsiębiorstw,
  • rozpatrywania reklamacji oraz ustalania roszczeń, dochodzenia ich lub obrony,
  • zapewnia bezpieczeństwa osób i mienia Administratora, w tym zapewnienia bezpieczeństwa w ramach powierzonych zadań, w szczególności zapobiegania nadużyciom,
  • weryfikacji, czy jesteś osobą fizyczną będącą reprezentantem lub beneficjentem rzeczywistym spółki wpisaną na międzynarodowe listy sankcyjne w związku z obowiązującymi u Administratora regulacjami,
  • weryfikacji wiarygodności kontrahenta, partnera, dostawcy, tj. realizacji niezbędnych działań w postaci oceny ryzyk (prawnych, finansowych, wizerunkowych i reputacyjnych) przed zawarciem umowy, po jej zawarciu, w trakcie wykonywania umowy, lub rozszerzeniu zakresu umowy, przez okres niezbędny do dokonania takiej oceny.
•  w celu prowadzenia innych działań, np. gdy mamy Twoją zgodę na przetwarzanie danych (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO).

Jak długo przechowujemy Twoje dane osobowe?

Okres przetwarzania Twoich danych osobowych przez Administratora jest uzależniony od celu przetwarzania. Wynika on w przypadku umowy  zwykle z: 

• okresu trwania umowy, 
• okresu przedawnienia roszczeń wynikających z umowy,
• wymogów powszechnie obowiązującego prawa (np.  5-letni obowiązek przechowywania dokumentów księgowych, licząc od zamknięcia roku podatkowego),
• realizacji prawnie uzasadnionych interesów Administratora.

Komu możemy przekazać Twoje dane osobowe?

Twoje dane mogą być udostępniane podmiotom wspierającym naszą działalność, takim jak spółki z Grupy KRUK, podmioty świadczące usługi prawne i księgowe, operatorzy telekomunikacyjni, podmioty świadczące usługi pocztowe i kurierskie, podmioty wspierające naszą infrastrukturę informatyczną, naszym konsultantom lub audytorom oraz organom ścigania, a także innym organom i podmiotom, jeżeli obowiązek przekazania danych wynika z przepisów prawa, takim jak: Generalny Inspektor Informacji Finansowej (GIIF), Krajowa Administracja Skarbowa (KAS), Urząd Komisji Nadzoru Finansowego (UKNF) oraz Organ właściwy w sprawach Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych.

Czy musisz podać nam swoje dane osobowe?

Podanie przez Ciebie danych osobowych jest dobrowolne, jednak jest warunkiem niezbędnym do realizacji umowy lub podjęcia działań przed zawarciem umowy. W przypadku nie podania danych osobowych nie będzie możliwa realizacja umowy lub podjęcie działań przed zawarciem umowy. 

Od kogo możemy otrzymywać Twoje dane?

Zasadniczo Twoje dane otrzymujemy bezpośrednio od Ciebie wskutek podania ich  przez Ciebie w stosownych zapisach umowy. W niektórych sytuacjach pozyskujemy Twoje dane osobowe w sposób inny niż bezpośrednio od Ciebie, np. ktoś inny podaje Ciebie jako osobę do kontaktu, np. w sprawie realizacji umowy. Twoje dane możemy pozyskiwać z rejestrów informacji gospodarczej oraz innych powszechnie dostępnych źródeł informacyjnych.

Profilowanie i zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Informujemy, że w ramach naszej działalności Twoje dane będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, jednak nie w formie profilowania. Nie podejmujemy w stosunku do Ciebie decyzji w sposób zautomatyzowany. 

Przekazywanie Twoich danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG)

Twoje dane osobowe co do zasady nie będą przekazywane poza EOG. Jednakże, mając na uwadze specyfikę narzędzi i usług dostarczanych przez podmioty takie jak Microsoft lub Google, z których korzysta Administrator, może dojść do przekazania Twoich danych do państw trzecich, w tym do Stanów Zjednoczonych Ameryki. Takie przekazanie danych osobowych może nastąpić na podstawie decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony lub z zastrzeżeniem odpowiednich zabezpieczeń (art. 45, 46 RODO). Informacje o decyzjach Komisji UE stwierdzających odpowiedni stopień ochrony są dostępne tutaj: https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/adequacy-decisions_en

Jakie masz prawa w stosunku do Twoich danych oraz jak możesz z nich skorzystać?

Masz prawo do żądania dostępu do Twoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych oraz prawo przenoszenia przekazanych przez Ciebie danych osobowych do innego administratora. Jeśli chcesz skorzystać z powyższych uprawnień możesz zgłosić nam swoje żądanie za pośrednictwem:

• poczty elektronicznej na adres: info@kruksa.pl
• telefonicznie dzwoniąc na numer: 800 700 020
• pocztą tradycyjną na adres: K-NEXT ASI S.A., ul. Bolkowska 3, 53-612 Wrocław.

W sytuacji, gdy podstawą przetwarzania Twoich danych osobowych jest zgoda, możesz ją wycofać w dowolnym momencie. Nie będzie to jednak wpływać na zgodność z prawem wykorzystania Twoich danych przez podmiot z Grupy KRUK, któremu zgody tej udzieliłeś, przed cofnięciem takiej zgody.

Jeżeli uznasz, że Twoje dane osobowe są przetwarzanie niezgodnie z obowiązującymi przepisami, masz prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.